Intégration automatisée des ventes d’un ou de plusieurs sites ecommerce dans sa comptabilité. Les cabinets comptables ignorent souvent le fonctionnement d’un site e-commerce et la richesse des APIs disponibles. Les informaticiens ignorent le plus souvent les bases de la comptabilité et occultent cet aspect lorsqu’ils déploient un site ecommerce. Il est possible avec notre solution de fournir des fichiers prêts à l’emploi pour importer le journal des ventes d’un site ecommerce dans un logiciel comptable sans autre traitement.
Objectif
Problématiques liées
- La gestion de gros volumes de données entraîne des temps d’export prolongés et des timeouts du serveur d’hébergement du site e-commerce.
- Les limitations des API peuvent également restreindre la fréquence et le volume des exports de données.
- Des problèmes de compatibilité de format entre différents systèmes, nécessitent des conversions de données avec des risques liés d’altération de l’intégrité des données et l’utilisation de ressources serveur importantes.
- L’intégration de données provenant de multiples canaux de vente présente des difficultés d’harmonisation et de consolidation. Il faut prendre en charge le plan comptable afin de catégoriser correctement les transactions selon les normes comptables en vigueur, avec des codes comptables adaptés aux différentes opérations (ventes, remboursements, frais de livraison, tva, …).
Etude de cas
Une société de services informatiques commercialise sur son site des prestations forfaitaires. Certaines de ces prestations sont récurrentes et commercialisées sous la forme d’abonnements.
Le site génère ainsi environ 500 factures annuelles à destination d’une base d’environ 300 clients actifs. Ces clients sont composés exclusivement de petites entreprises ou d’associations basées principalement en France, en Belgique, au Luxembourg et en Suisse.
Une interface Web a été mise à la disposition du cabinet comptable de cette entreprise. Le cabinet comptable est ainsi autonome pour télécharger le journal des ventes de son client.
Le format du journal des ventes a été défini sur mesure avec le Cabinet Comptable du prestataire informatique. L’objectif étant que le fichier téléchargé soit utilisable en l’état dans le logiciel comptable du Cabinet.
Ainsi, le Cabinet comptable récupère lorsqu’il en a besoin un journal des ventes à jour qui peut être importé en l’état dans son Logiciel comptable.
Les données sont disponibles lorsqu’on en a besoin : gain de temps précieux.
Le traitement des données de ventes du site ne nécessite aucune manipulation complémentaire : gain de temps et meilleure fiabilité.
La passerelle mise en place a été développée en prenant en compte le plan comptable de la société informatique.
Les informations de ventes sont récupérées depuis le site WooCommerce : montant des produits HT, catégorie de chaque produit, taux de TVA appliqué, chrono facture, ID client, …
Un mapping est effectué automatiquement avec les codes comptables corrects : code produit, code client, code TVA, …
